55 아웃룩 백업 방법

할일 관리와 백업 (6)

아웃룩은 아웃룩 끼리의 데이터 내보내기, 가져오기 뿐만 아니라 애플의 vcard, 또는 comma로 구분된 값으로 아웃룩의 데이터를 내보낼 수 있습니다. 이 방법을 이용하면 다른 시스템으로의 이동도 쉬워지고 또 데이터의 백업도 쉽습니다. 이메일은 우리가 무료로 쓰고 있지만 무제한 무료가 아닙니다. 이메일이 용량이 꽉 차게 되면 예전 메일을 서버에서 지워줘야 하는데 아웃룩만 있으면 예전 메일의 보관이 매우 쉬워지고 또 체계적으로 정리 할 수 있습니다.

1. 아웃룩 백업의 이해

   아웃룩 데스크탑, 모바일 아웃룩, 아이폰의 메일 등은 모두 이메일 서버가 아니지요. 이메일 서버, 즉 네이버, 구글, 마이크로 소프트의 메일 서버에서 메일을 다운로드 해서 로컬로 필요할 때 바로 바로 보여주는 프로그램입니다. 아이폰이나 안드로이드, 그리고 제가 쓰는 윈도우폰의 경우는 메일을 핸드폰에 보관하는 기본 기간이 1주일 이에요. 보통 메일 서버에서 무료로 제공하는 메일 용량이 15기가 인데 모든 메일을 핸드폰에 보관한다면 용량이 부족해지죠. 그러나 컴퓨터의 경우는 보통 이메일 서버 보다 엄청난 공간의 하드 디스크를 가지고 있으므로 서버에 있는 모든 내용을 다운받아서 로컬 컴퓨터에 파일 형태로 저장 합니다. 그래서 이 파일만 백업해 둔다면 내 서버의 파일을 모두 삭제한다고 해도 이메일은 사라지지 않습니다.

2. 전체 메일 계정 백업하기

   아웃룩에서 계정을 추가하게 되면 아웃룩의 서버의 모든 데이터를 다운 받아 ost파일이라는 하나의 파일로 숨김 폴더에 저장을 합니다. 그러나 파일을 백업하기 위해 폴더로 접근할 필요 없이 간단히 계정 설정 창에서 가능 합니다.

    

   파일 탭>> 정보> 계정 설정을 클릭해서 설정 창을 엽니다.

   

    

    

   데이터 파일 탭을 클릭하고 파일 위치 열기를 누릅니다.

   

   
   

    

    

   내가 지금 아웃룩에 동기화한 4개의 계정이 보입니다. 모든 서버에서 다운 받은 메일과, 할일, 캘린더를 이렇게 하나의 파일로 만들어서 보관을 합니다. 로컬로 저장되어 있어서 반응이 웹보다 빠른 것이지요.

   

    

    

   단순히 위의 파일을 다른 곳에다가 복사만 하면 백업 끝입니다. 우 클릭으로 내보내기를 하면 빠릅니다.

   

    

3. 폴더, 오래된 메일, 연락처등 특정한 폴더만 백업하기, 또 백업한 내용으로 복구하기

   전체 내용을 백업하는 것이 깔끔하지만 아웃룩이 아닌 다른 프로그램으로 연락처 등만 내보내기를 할 때 거의 다른 프로그램들은 ost파일을 읽어 올수 없습니다. 이때는 폴더만 다른 형태의 파일로 내보내기를 하면 됩니다. 또 백업해둔 파일을 가져오는 방법도 같으니 같이 소개해 드리겠습니다.

    

   역시 파일 탭을 클릭하고 열기 및 내봍내기 >> 가져오기/내보내기를 클릭 합니다.

   

    

    

   내보내기 파일을 선택하고 다음을 클릭 합니다.

   

    

    

   여기서 아웃룩으로 내보내기를 하려면 첫 번째 옵션, 그리고 엑셀이나 다른 프로그램으로 내보내기를 하려면 두번째 옵션을 선택합니다.

   

    

    

   파일을 내보낼 폴더를 선택하면 됩니다. 받은 메일, 보낸 메일, 캘린더, 연락처 등은 다 폴더로 구분되어 아웃룩에 저장되어 있습니다.

   

    

    

   만약 다른 컴퓨터에 아웃룩이 설치되어있다면 ost파일이 가장 확실하고 빠르고 번거로움을 덜어 줍니다. 아웃룩끼리 이니까요.

   

    

    

   아웃룩으로 내보내기를 선택하고 받은 편지함만 선택해 보겠습니다.

   

    

    

   내보내기를 할 위치를 선택합니다. 저는 바탕 화면으로 하겠습니다.

   

    

    

   비밀번호를 넣을 수도, 그냥 지나 칠 수도 있습니다. 전 그냥 지나치겠습니다.

   

    

    

   내보내기를 하면 이렇게 pst 파일 형태로 저장 됩니다.

   

    

    

   백업된 파일을 이용해 예전 메일을 복구하는 방법도 같습니다. 단지 가져오기를 선택하기만 하면 됩니다. pst는 파일이니 사진에 보이는 4번째 옵션입니다.

   

    

   보통 서버에 내용을 전체 삭제를 하는 일은 드문 경우 이므로 아웃룩으로 백업을 하는 것은 주로 아카이브된 오래된 메일을 메일 서버에서 삭제를 하거나 아니면 연락처 공유를 위해 내보내기를 하는 것 입니다. 아카이브된 오래된 메일을 백업하는 것은 pst파일 형태로 저장하기를 추천 드리며 연락처 공유는 아웃룩이 없는 분에게 보내는 것이라면 콤마로 구분된 값으로 내보내기를 하시면 됩니다. 콤마로 구분된 파일을 불러오는 옵션은 어느 프로그램이라도 포함 되어 있습니다.