50 아웃룩 할일 관리vs 작업 관리 vs 일정

할일 관리와 백업 (1)

아웃룩에는 총 3가지 방법의 To Do 기능을 제공 합니다. ㅡ.ㅡ 이게 저도 무진장 헛갈렸습니다. 첫번째는 바로 전 섹션에서 소개해 드렸던 캘린더 일정에 포함된 약속 입니다. 두번째는 이메일을 플래그 하면 생기는 할일 입니다. 세번째는 작업 관리로 일반 아이폰 앱에 있는 할일 관리와 가장 비슷한 기능이라고 생각 하면 됩니다. 이번 포스팅 에서는 이 3가지 관리의 차이점을 간단히 비교해 보고 할 일과 작업을 생성하는 방법을 소개하겠습니다.

아웃룩에서 할 일로 이동하는 방법은 컨트롤 + 4 입니다. 탐색 창 하단의 4번째 아이콘을 클릭 하셔도 할 일 기능으로 빨리 이동 하실 수 있습니다.

탐색 창의 4번 째 아이콘을 클릭 하면 할 일 관리로 이동 합니다.

 

1. 할 일의 동기화

   아웃룩 캘린더의 일정은 모바일로 동기화를 하게 되면 특별한 앱 없이 동기화가 됩니다. 그리고 아웃룩의 작업은 아웃룩 캘린더에 포함 됩니다. 즉 내가 캘린더를 생성할 때 해당 캘린더에 작업 메뉴가 세트로 같이 생성 됩니다. 아웃룩 캘린더의 일정은 모든 모바일에 자동으로 동기화가 됩니다. 그러나 아웃룩의 작업과 이메일 플래그는 윈도우 폰의 경우는 자동으로 동기화가 되지만 아이폰이나 안드로이드는 별도의 앱을 사용해야만 동기화가 가능 했습니다. 마이크로 소프트에서는 아웃룩 모바일 앱을 모든 기기에 다 출시 하였으므로 원드라이브 계정을 주로 사용하면서 안드로이드 폰을 사용 한다면 아웃룩 앱을 사용 하시면 모든 아웃룩의 할 일 리스트를 동기화 할 수 있습니다.

   지금 현재 제 아웃룩에는 5개의 메일 캘린더가 있으므로 5개의 작업 리스트가 또 있습니다.

   

    

2. 캘린더에 시간 배분이 되는 약속 vs 특정 시간 배분이 없는 할 일

   제목에서 암시 하였듯이 마감일만 있고 특정 시간의 배분이 없는 것들이 할 일에 포함 됩니다. 예를 들어 숙제를 다음주 목요일까지 내야 된다고 하면 마감일이 존재 하지만 내가 언제부터 몇시간 숙제를 할지 정하지 않았습니다. 마감일까지 가끔 짬을 내서 끝내기만 하면 됩니다. 또 집에 가는 길에 빌린 책을 반납하고 간다고 하면 시간의 배분을 하기가 좀 그런 작업 입니다. 1분이란 시간을 배분을 할 수 는 있지만 캘린더에 스케줄로 자리 잡고 있으면 캘린더가 넘쳐나겠죠. 이런 것들은 캘린더에 일정으로 기록하는 것 보다 내가 잊어 버리지 않게 그냥 기록해 두는 편이 낫겠죠. 이처럼 시간을 배분할 필요가 없는 작업이나 아니면 시작일과 마감일 만 있고 틈틈히 해서 제출하는 작업등의 경우에는 캘린더에 시간을 배분해서 스케줄을 하기가 힘듭니다. 즉 내가 집중해서 몇시간 동안 작업하지 않는 그런 여러 가지 작업들을 캘린더 일정에 포함 하기 보다 따로 리스트로 시작과 마감일 등만 표기하여 따로 관리 하는 것을 할 일 모음 목록 이라고 합니다.

    

   

3. 작업 vs 이메일 플래그

   아웃룩에서 또 할 일은 두가지로 나뉘어 집니다. 이메일 관리 편 에서 소개해 드린 이메일 플래그도 할 일에 포함 되며 작업도 할 일에 포함 됩니다. 다시 확인하고 점검해야 하는 이메일을 단순히 플래그만 하면 할일 모음 목록에 자동으로 추가 됩니다. 그러나 둘다 할 일 이지만 이메일 플래그와 작업은 그 속성이 다릅니다. 먼저 이메일을 플래그를 하면 할 일 모음 목록에 자동으로 추가 되지만 할 일 모음 목록에서 이 이메일을 가지고 할 수 있는 것들은 이 메일에 관한 것들 입니다. 즉 회신, 전달, 읽지 않은 상태로 표시 등으로 표시등 모든 이메일에 관련된 기능이 그대로 적용 되며 해당 메일은 해당 계정에 그대로 저장 됩니다. 그러나 작업은 작업 할당, 상태 보고서 보내기, 작업 되풀이 등 작업에 대한 설정이 이메일과 다릅니다. 이메일 플래그와 작업 둘다 할 일 리스트 인 것은 맞습니다. 그러나 둘의 일의 성격이 다르다는 것만 기억 하고 계시면 작업을 공부 하시다 보면 자연스럽게 그 차이점을 알게 됩니다.

   내 이메일에 있는 서피스 할인 정보가 눈에 띄어서 잊어 버리지 않게 플래그를 했다고 칩시다. 이메일은 해당 계정에 그대로 남고 속성에 플래그만 추가 됩니다.

   

    

    

   컨트롤 + 4를 눌러서 항 일 모음 목록으로 가보시면 내가 방금 플래그를 한 이메일이 보이죠? (만약 제 화면과 다르다면 보기 설정 때문이니 당황하지 마세요) 더블 클릭을 해 봅니다.

   

    

    

   단순히 이메일을 아웃룩에서 연 것과 완전히 동일 합니다.

   

    

    

   작업을 열면 리본 메뉴가 작업에 맞게 새로 구성 됩니다.

   

    

   최근 마이크로 소프트가 Wunderlist를 통째로 인수했습니다. 아웃룩의 할 일이 Wunderlist보다 못했을까요? 아닙니다. 훨씬 강력하지만 역시 라이트 유저들을 잡기 위해서 이죠. 마이크로 소프트가 MSN메신저가 있음 에도 더 알려진 스카이프를 인수해서 통합한 것처럼 할 일 기능도 모바일 유저를 끌어들이기 위한 핵심 기능이라고 판단한 것이죠. 구글 스토어, 앱 스토어에 많은 할 일 앱들이 있죠. 저도 아이폰으로 참 여러 할 일 앱들을 구입 했었는데요 어떤 것도 아웃룩의 할일 기능을 능가 하진 못합니다. 기능이 너무 많아서 어렵죠. 만약 데스크탑 아웃룩을 활용 하시는 분이라면 모바일도 할 일을 아웃룩으로 관리 해보는 것도 좋은 방법 입니다.