43 아웃룩 일정 동기화

아웃룩 모임 요청_일정 관리 (7)

요즘은 캘린더에 회의 일정을 많이 기록을 하죠. 만약 팀 단위로 일을 같이 하고 모두의 동의를 얻어서 미팅 시간을 정한다면 아웃룩의 모임 기능은 매우 편리한 기능입니다. 미팅 일정을 팀원들의 달력에 바로 추가를 하면서 미팅 시간 조정, 일정 변경, 변경 확인 자동 이메일 등 모임의 모든 변수에 대처하기 편리하고 또 모든 팀원들의 시간에 맞게 일정을 조정 할 수 있습니다. 아웃룩 모임은 모든 이메일 계정과 같이 사용 할 수 있지만 모임을 생성하기 위해서는 아웃룩 데스크 탑이 설치 되어 있어야 합니다. 모임을 수락 하는 것은 네이버, 지메일 등 모든 메일에서 가능 하지만 모임의 세부 사항 변경 요청 등은 아웃룩 데스크탑 버전에서만 가능 합니다.

1. 모임 요청 보내기

   모임 요청을 받는 것은 아웃룩 데스크 탑이 없어도 가능하지만 모임 요청을 보내는 것은 아웃룩 데스크 탑이 있어야 합니다. 모임 요청을 보내는 순간 보내는 계정은 모임 이끌이가 되고 받는 계정은 참석자가 됩니다.

    

   아웃룩 캘린더 보기에서 (컨트롤 +2) 리본의 홈 탭의 새 모임을 클릭 합니다.

   

    

    

    

   지메일, 네이버, 익스체인지 계정, 무료 아웃룩 계정에 각각 모임 초대장을 보내 보겠습니다.

   

    

    

   회사 내에 인트라넷이 연결되어 있고 회의 룸이 등록되어 있으면 이용 가능한 룸을 미리 예약하면서 등록 할 수 있습니다. 대부분의 유저에겐 해당 사항 없고 전 학교 계정이 연결되어 있어서 학교의 모든 회의실이 표시 되고 언제 이용 가능한 지 알 수 있습니다.

   

    

    

     모임을 생성한 사람은 해당 계정의 달력에 모임이 자동 추가 됩니다. 

   

    

2. 모임 요청 받기

   모임 요청은 아웃룩이 없더라도 이메일로 요청을 수락 할 수 있습니다. 아웃룩 메일 뿐만 아니라 네이버, 지메일 등 모든 이메일이 가능 하며 만약 해당 계정이 캘린더 서비스를 제공 한다면 캘린더에 일정을 자동 추가 할 수 있습니다. 그러나 수락 시 단연 아웃룩 데스크 탑이 깔려 있다면 사용할 수 있는 옵션은 제일 많지만 대부분의 경우는 단순히 수락과 거절일 거라 생각 되므로 크게 불편한 점은 아닙니다.

    

   먼저 무료 아웃룩의 이메일 화면 입니다. 1번은 수락, 2번은 잘 모르겠으니 나중에 말해 주겠다, 3번은 거절, 4번은 내 달력의 일정을 체크하는 것 입니다.

   

    

    

   수락 후 이메일 보내기를 하면 캘린더에 일정이 자동 추가 되고 모임 이끌이 에게 참석 의사를 밝히게 됩니다.

   

    

    

   아웃룩이 설치 되어 있다면 이미 달력에 임시 일정이 표시 되어 있고 더블 클릭을 하면 일정 변경 창이 열립니다. 일정 옆의 체크 표시가 모임 초대이며 내가 아직 수락을 하지 않았다는 의미 입니다.

   

    

    

   더블 클릭을 하면 기본 3가지 옵션 뿐 아니라 매우 다양한 아웃룩의 기능을 이용할 수 있습니다. 단순 수락 뿐 아니라 보내기 전에 답장 변경 등 다른 옵션이 가능합니다.

   

    

    

   역시 아웃룩 데스크 탑만의 기능이며 모임 이끌이에게 다른 시간을 제안 할 수 있습니다. 미정 및 다른 시간 제안은 잘 모르겠는데 이 시간은 어때? 이고 거절 및 다른 시간 제안은 절대 안되니 다른 시간으로 하자 라는 뜻이겠죠?

   

    

    

   다른 회의 시간을 잡기 전에 모임 이끌이에게 이메일을 보내거나 참석자 전원에게 이메일을 보내는 옵션도 아웃룩 데스크 탑만의 기능 입니다.

   

    

    

   구글 지메일도 역시, 수락, 잘 모르겠다, 참석 불가 3가지 응답만 가능 합니다. 참석 가능을 클릭 하겠습니다.

   

    

    

   참석 가능을 클릭 하면 달력에 저장을 하는 화면이 뜨고 Save를 클릭하면 달력에 일정이 자동 추가 됩니다.

   

    

    

   아웃룩에서 모임 초대를 보냈지만 구글 캘린더에도 일정이 추가 되었습니다.

   

    

    

   네이버 메일도 역시 3가지 옵션을 선택 가능 합니다. 참석을 클릭 합니다.

   

    

    

   네이버는 캘린더에 일정을 자동 추가를 하지 않습니다. 설정에서 한번만 바꿔주면 모임 초대의 일정에 맞춰 캘린더에 자동 추가 합니다. 옆의 캘린더>환경설정을 눌러 주세요.

   

    

    

   모든 초대 일정을 내 캘린더에 등록을 체크해 줍니다.

   

    

    

   캘린더에 일정이 추가 되었습니다. 시간이 다르죠? 아웃룩으로 초대를 보내는 초대장의 시간대는 제가 있는 미국이고 네이버 계정은 한국 시간대를 표시 하고 있으므로 시간이 한국 기준으로 오전 12에 미팅이 잡혀 있습니다.

   

    

    

   모임 이끌이는 당연히 아웃룩 데스크 탑이 있으니깐 이 화면을 볼 수 있죠? 현재 4명에게 초대 메일을 보냈으며 2명이 수락을 했습니다. 회의실은 취소 하였습니다.

   

    

   모임 일정을 정하는 것은 캘린더 공유를 통해서도 가능하지만 캘린더기능은 사용하지 않는 사람도 많죠? 또 이메일로 단순 수락 만 받아도 모임 주선자가 모임을 계획하기 훨씬 쉬우니 모임 초대 기능은 매우 편리한 아웃룩의 기능 입니다. 네이버 캘린더를 이용하는 사람은 네이버 계정 설정을 바꿔주시면 캘린더에 모임 일정이 자동 추가가 됩니다. 구글 캘린더를 이용하는 사람은 안드로이드 모바일에 당연히 일정이 자동 추가 되겠죠. 원드라이브 계정을 이용하는 사람은 원드라이브 계정을 모바일에 추가 해 주시면 모임이 역시 핸드폰에 표시 됩니다.