18 아웃룩 모바일 폴더 동기화 방법

18 아웃룩 – 받은 이메일 정리하기 (5)

아웃룩의 강력한 검색 폴더 기능은 참 편리하지만 아웃룩 데스크탑 안에서만 작동 하고 서버에는 영향을 주지 않는 다고 했습니다. 메일이 오면 바로바로 조건에 따라 자동으로 작동하는 건 참 편리한 점이지요. 반면에 내가 생성한 폴더는 서버에도 같이 생성되어 모바일 동기화도 가능하지만 내가 수동으로 메일을 넣어줘야 모바일에도 확인이 가능하고 웹 상에서도 확인이 가능합니다. 이때 사용 하실 수 있는 기능이 규칙 입니다. 규칙은 내가 정한 룰에 따라 메일이 도착하면 특정 폴더에 자동으로 넣어 줍니다. 그러면 웹은 물론 모바일에서도 언제든지 확인 가능합니다.

규칙 기능은 아웃룩의 홈탭 >> 이동 탭에서 찾을 수 있습니다.

 

 

1. 특정 사람에 관한 규칙 만들기

   처음으로 배워 볼 규칙은 특정 사람에게 온 메일을 폴더에 넣는 기능입니다. 이렇게 폴더로 구분해 놓으면 원하는 핸드폰으로도 여자친구 메일만 따로 관리 할 수 있고 직장 상사 메일을 따로 관리 할 수 있어서 참 편합니다.

    

   가장 쉬운 방법은 해당 사람이 보낸 이메일로 가서 마우스 우측키를 누른후 규칙 만들기를 선택해 줍니다.

   

    

    

   보낸 사람만 체크 합니다. 밑의 세팅은 내가 선택한 이메일이 머냐에 따라서 미리 작성되어서 보여 주지만 체크 하지 않으면 적용 되진 않습니다. 전 특정 사람이 보낸 이메일만 특정 폴더에 모으고 싶습니다. 폴더 선택을 눌러 줍니다.

   

    

    

   폴더를 선택하고 확인을 눌러 줍니다.

   

    

    

   규칙이 만들어 졌습니다. 체크 표시를 하면 이미 받은 이메일에도 적용이 되며 앞으로 올 수많은 이메일은 자동 작용되어 폴더로 이동합니다.

   

    

    

2. 좀 복잡한 규칙 만들어 보기 >> 규칙 마법사

   아웃룩은 검색 기능과 마찬 가지로 이 규칙도 엄청난 숫자의 옵션을 자랑 합니다. 저도 다 시험도 못해 봤습니다. 그냥 어떤 규칙을 만들고 싶다라고 하면 생각하시는 것 거의 모든 것이 가능할 거라고 생각합니다.

    

    

   먼저 규칙을 만들고 싶은 메일에 가서 규칙을 만든후 고급 옵션을 택합니다.

   
   

    

   내가 생각할 수 있는 거의 모든 옵션이 나옵니다.

   

    

   여기서 대부분의 옵션을 선택 할 수 있습니다. 예를 들어 단체 메일일 경우 내 이름이 참조에 들어 가 있는지, 제목이나 본문에 특정 단어가 들어가 있는 이메일만 적용할 것인지 적용합니다.

    

   일단 메일을 선택했으면 행동을 해야죠. 저는 지정 폴더로 이동을 선택 했지만 메일 플래그 하기, 미리 알림 설정하기 등 걸러진 메일로 할 수 있는 일은 방대 합니다.

   

    

   선택한 메일에서 예의 항목을 선택해 줍니다. 예를 들어 내가 받은 이메일이지만 단체 메일에 내가 포함된 경우는 제외 한다 이렇게 예외를 적용 할 수 있습니다.

   

    

    

   규칙 이름을 자기가 알기 쉽게 만들어 줍니다. 지금 계정에 규칙을 사용 할 것인지, 아니면 계정 전체에 사용 할 것인지를 결정합니다. 계정 전체라 하면 아웃룩에 등록되어있는 메일 계정 즉 네이버, 구글, 네이트등 모든 계정에 적용할 것인지 결정합니다. 전 체크 표시 하였습니다.

   

    

    

   이 방법을 통하면 자기가 생각하는 이메일 관련 모든 자동화를 섬세하게 조절 하실 수 있습니다. 처음에 배우는 시간만 약간 투자하면 앞으로 수백 시간 절약을 하게 만들어 주는 것이 아웃룩의 편리한 자동화 기능입니다.

    

3. 규칙 삭제 수정하기

   만들어진 규칙의 모든 관리나 새로운 규칙의 생성 편집은 규칙 홈탭의 규칙 밑 알림 관리 탭에서 하실 수 있습니다.

    

   홈탭에서 규칙 및 알림 관리를 선택해 줍니다.

   

    

    

   현재 내가 가지고 있는 모든 규칙이 (계정 별로 규칙이 저장됨) 보이며 삭제, 편집을 할 수 있습니다.

   

    

    

   기존의 규칙을 선택하여 규칙 설정 편집을 해 보겠습니다.

   

    

    

   이 과정은 처음 규칙을 생성하는 과정과 같습니다.이하 생략

   

   요즘은 모바일 동기화도 매우 중요하게 생각 하시기 때문에 폴더 + 이 규칙 콤보는 모바일 동기화 걱정도 덜어 줍니다.