17 아웃룩(Outlook) 매크로, 빠른 단계

17 아웃룩 – 받은 이메일 정리하기 (4)

아웃룩에서 여러 가지 작업을 간편 하게 해주는 기능으로는 빠른 단계와 규칙이 있습니다. 빠른 단계와 규칙의 다른 점은 규칙은 이메일이 오면 세팅 상태에 따라 규칙이 자동 실행됩니다. 그러나 빠른 단계는 엑셀이나 워드의 매크로와 비슷한 기능입니다. 내가 기능을 실행 해야 하며 여러 단계의 작업 절차를 한단계로 줄여 놓았습니다. 매크로 입력 방식은 엑세스와 동일 하네요. 엑세스의 경우 여러 단계의 기능을 내가 직접 녹화하는게 아니라 여러계의 행동 옵션 중에서 골라서 순서대로 작동하게 합니다. 아웃룩도 같은 방식 입니다.

빠른 단계는 홈탭의 빠른 단계 섹션에서 찾을 수 있습니다.

1. 미리 정의된 빠른 단계

   빠른 단계 옵션에서는 기본적으로 자주 사용 하는 단계들을 미리 만들어서 보여 주고 있습니다. 예를 들어 특정 폴더에 이동한다거나 관리자에게 이메일을 보내는 것은 자주 하는 단계라고 할 수 있습니다. 관리자에게 전달 예를 살펴 봅시다.

    

    

   관리자에게 전달을 선택해 봅니다.

   

    

    

   한번도 이 기능을 사용 한 적이 없으므로 관리자를 설정해 줘야 합니다. 한번만 하면 됩니다.

   

    

   이렇게 해서 관리자를 설정하게 되면 버튼 하나로 이메일을 특정 관리자에게 보낼 수 있습니다.

    

2. 여러 단계 설정하기

   수행 해야 할 작업이 매우 디테일하고 여러 단계라고 하면 수동으로 설정해 주셔야 합니다. 내가 받은 메일을 특정 사람에게 특정 인사말과 함께 보내면서 내 메일을 이동하면서 또 플래그를 하고싶습니다. (휴~~~~)

    

   새 빠른 단계에서 사용자 지정을 클릭 해 줍니다.

   

    

    

   먼저 이동할 폴더를 정하고 작업 추가를 해줍니다. (이때 옆의 화살표를 눌러서 다른 작업을 할 수도 있습니다)

   

    

    

   이번에는 새 메시지를 선택하고 이메일 제목과 내용 그리고 플래그 까지 해주고 확인을 눌러 줍니다. (실수로 없음 한 사진을 찍었내요)

   

    

    

   이제 아웃룩 강의가 빠른 단계에 추가 되었고 3가지의 일을 동시에 하면서 메시지도 추가로 보낼수 있습니다.

    

   같은 회사에서 만든거라 당연하겠지만 오피스 프로그램을 사용하다 보면 참 프로그램끼리 많이 닮아 있습니다. 이 빠른 단계도 엑세스의 매크로와 거의 동일 하고요. 그래서 하나의 프로그램만 마스터 하면 다음 프로그램 배우는 건 정말 빠르고 제가 모든 오피스 프로그램을 다루는 것도 이런 이유 때문입니다.