잘 만든 서식 파일의 의미(워드)

2015. 10. 20. 02:54

훌륭한 서식 파일 만들기

서식 파일은 (템플릿) 흔히 이력서 같이 반복되는 문서의 내용을 미리 만들어 놓은것 이라고 이해하고 있습니다. 맞는 말이지만 내용 만으로 좋은 서식 파일이 될수 없습니다. 서식파일의 목적은 입력자의 실수를 방지 하고 항상 일관된 형식을 유지하게 하는 것입니다. 보기에도 좋고 편리한 서식 파일을 만들려면 워드의 필드개념, 스타일, 표 등을 이해하고 있어야 합니다.

워드의 필드(Field)를 활용하라
속성이라고 말하는게 가장 가까운 번역같은데 한국에서도 그냥 필드 그렇게들 쓰는것 같습니다. 필드란 용어는 생소 할지 몰라도 워드 유저라면 모두들 자주 사용하고 계실 겁니다. 가장 흔한 예가 자동 페이지 번호 입니다.내가 자동으로 페이지를 업데이트 하지 않아도 문서가 늘어나면 자동으로 업데이트가 돼죠. 필드는 문서를 자동으로 업데이트 할수 있습니다. 또 필드를 이용하면 데이터 입력을 특정 형식으로 강제 할수 있습니다. 예를 들어 날짜를 입력하는데 있어서 세계 여러 나라가 방식이 틀리고 개개인이 틀리며 실수도 할수 있습니다. 그렇지만 문서에 필드를 만들어서 입력하도록 하면 실수를 방지할 수 있고 입력을 일관성 있게 유지 할수 있습니다. 필드는 조건에 맞게 그 영역을 자동 업데이트 하고 형식을 강제시키는 역할을 하는 속성을 가지고 있는 입력 영역 입니다.
날짜 필드의 예
입력하는 필드에 항상 가이드를 줘서 설명하라
서식 파일을 열었을때 사용자가 어떤 부분에 무엇을 입력하는지를 지시해줘야 합니다. 서식 파일 작성자야 물론 자기가 만들었으니 알겠지만 그걸을 처음 열어보는 사용자 입장에서 항상 먼저 생각해 보고 혼돈을 줄수 있는 부분이 있는 지를 검토해 봐야 합니다.
항상 입력칸에 무엇을 입력하는지 명시를 해서 혼돈을 주지 말아야 합니다.
사용자가 직접 포멧을 못하도록 굵은체 표시, 이탤릭체 표시, 색깔 변경등을 막아놓고 모든 포멧변경은 스타일을 통해서만 해야한다
이력서 수십군데 내야 한다고 가정 합시다. 내가 이력서를 받는 입장에서 모든 지원자가 날짜를 다른 포멧으로 보낸다고 하면 검토하는데 좀 더 많은 시간을 보낼 것입니다. 거기에다가 지나친 폰트 변경, 일관되지 않는 색깔, 강조등은 오히려 가독석을 떨어 뜨립니다. 사용자가 변경할수 있는 부분을 최대한 제한해서 일정한 형식을 유지하도록 하는게 서식 파일을 만드는 목적이며 좋은 서식 파일입니다. 마이크로 소프트에서 기본으로 제공하는 템플릿들은 이런 사항들을 완벽하게 따르는것도 있고 어느 부분은 느슨하게 해놓은 것들도 있습니다. 기본으로 제공하는 이력서를 첨부파일에 제공하니 참조하시기 바랍니다.

사용자 포멧을 제한한 상태

사용자 포멧을 풀어놓은 상태
오피스에서 기본 제공하는 템플릿을 첨부 파일로 붙여서 템플릿의 개념을 동영상을 통해 설명 드립니다.

이력서_예제_마이크로소프트.docx