15_엑세스 데이터베이스 파일 만들기

기초 다지기 (1)

엑세스는 다른 워드나 엑셀 등과는 달리 먼저 파일을 만들고 시작 합니다. 예를 들어 엑셀로 빈문서를 생성하고 바로 파일을 닫으려고 하면 저장 할 것인가 묻고 저장을 하지 않으면 파일이 생성 되지 않습니다. 그러나 엑세스는 파일을 만들지 않으면 아무것도 할 수 없습니다. 또 엑세스는 엑셀과 워드등과 달리 원드라이브로 동기화를 할 수 없습니다. 데이터베이스의 첫 번째 요건은 데이터를 입력을 했다면 절대 오류가 있어서는 안 되지만 여러 드롭박스나 원드라이브와 같은 클라우드 서비스는 동기화 오류가 있을 수 밖에 없지요. 처음 엑세스에 입문 하시는 분들이라면 엑세스의 동기화에 대해 아직은 고민하지 마시길 바랍니다.

 

1. 엑세스 웹 어플리케이션

   마이크로소프트의 다른 모든 제품들과 같이 엑세스도 원드라이브와 통합되었지만 엑세스만 다른 동기화 방식을 채택하고 있습니다. 엑셀의 경우 파일을 원드라이브 폴더에 저장하기만 하면 여러 사람이 동시에 작업하는 것도 지원하고 특별한 설정 없이 모든 폴더간 자동 동기화가 됩니다. 그리고 마이크로소프트도 이 동기화의 안정화를 위해 정말 노력을 많이 하고 있지만 이런 파일 교체 방식의 동기화는 언젠가 한번은 동기화 오류가 나게 되어있고 파일이 커지면 커질수록 문제는 더 심각해 집니다.

   제가 원노트의 동기화 편에서 자세히 설명을 드렸고 엑셀을 하면서도 여러 번 강조했는데 절대 작업중인 파일은 무슨 일이 있어도 원드라이브에 보관하질 않습니다. 작업이 끝나면 복사본을 원드라이브에 복사하고 다른 컴퓨터에서는 수정은 거의 하지 않지만 또 수정을 할 때는 로컬에서 작업을 한 후 다시 클라우드 드라이브로 옮겨 넣습니다. 또 파일을 열 때 싱크 완료 아이콘이 떠 있지 않으면 절대 열어 보질 않습니다. 그 이유는 제가 원노트에서 자세히 설명을 했으니 관심 있으면 참고 하시기 바랍니다. 중요한 것은 일단 마이크로소프트도 다른 일반 오피스 프로그램들은 이런 식으로 문서 동기화를 하고 있고 사실 파일 크기가 크지 않으면 큰 문제는 없습니다. 그러나 엑세스의 경우 이런 식으로 동기화를 시도하다간 심각한 문제점이 발생하게 됩니다. 워드나 엑셀의 경우 내가 저장을 하게 되면 파일이 변하고 클라우드에 파일을 업로드하지만 엑세스의 경우는 새로운 데이터가 추가 될 때 마다 자동 저장이 되고 엑세스의 파일 용량이 몇 메가만 되어도 클라우드 서버는 싱크 속도를 따라가지 못해 싱크 오류가 밥 먹듯이 일어나게 됩니다.

   엑세스 동기화를 이용하시려면 오라클, MySQL같은 전문 데이터베이스 서버에 테이블을 업로드 하고 링크를 하셔야 합니다. 그러나 이건 꽤 고급 스킬에 속하고 일반 인들이 누구나 쉽게 엑세스를 공동 작업을 할 수 있게 마이크로소프트에서 새롭게 내놓은 제품이 엑세스 웹 어플리케이션입니다. 그러나 개인 서버가 없거나 오피스 365의 쉐어포인트 서버를 구독하지 않는 분이라면 사용 하실 수 없습니다. 그런데 이게 사람들을 헛갈리게 만드는데 일단 엑세스 파일을 만들 때 기본 메뉴에 있습니다.

   새로 만들기에서 보이는 지구본 아이콘이 있는 것들은 모두 웹 버전의 엑세스 입니다. 그러므로 개인 서버나 오피스 365 쉐어포인트 서버를 구독하지 않는 분이라면 이용하실 수 없습니다.

   

    

   물론 제이킴은 웹 버전의 엑세스도 잘 사용합니다. 당연히 그런 게 웹 버전의 엑세스는 데스크탑 버전의 기능의 대폭 축소판 입니다. 일단 웹 버전의 엑세스는 데이터의 무결성을 지원하지 않고 기능도 훨씬 적습니다. 기능이야 갈수록 좋아 지겠지만 데이터의 무결성은 현재 치명적이라고 생각합니다. 마이크로소프트의 현재 정책이 웹 버전 강화인데 과연 엑셀도 아직 웹 버전과 차이가 많이 나는데 언제 그 목표를 이룰지 지켜봐야 겠습니다. 만약 웹 버전이 데스크탑 버전을 따라 잡는다면 당연히 저도 웹으로 가겠지요.

2. 엑세스의 다양한 서식 데이터 베이스

   엑셀도 서식 파일, 즉 템플릿이 있고 워드도 템플릿이 있듯이 엑세스도 마이크로소프트에서 만든 다양한 템플릿이 있습니다. 참 안타까운 것이 가끔 사람들이 템플릿을 찾을 때 보면 마이크로소프트에서 기본으로 제공하는 훌륭한 것들이 있는 경우가 많습니다. 제이킴도 처음 엑셀과 워드 그리고 엑세스를 배울 때 마이크로소프트에서 만든 기본 템플릿을 따라 하는 식으로 연습을 많이 했고 바로 상용으로 내놓아도 좋을 만큼의 퀄리티를 가진 것들이 많습니다. 특히 자산관리, 연락처 데이터베이스 등이 있는데도 사람들은 엑셀로 서식 파일을 찾죠. 엑세스의 실력이 어느 정도 오르시면 마이크로소프트의 기본 탬플릿을 하나 하나 분해하는 식으로 따라가보는 것도 큰 도움이 될 것이라 생각됩니다.

    

   검색 창에 원하는 단어를 넣으면 서식 파일들이 검색 되고 지구본 표시가 있는 것을 제외한 나머지 서식 파일을 모두 무료로 이용 가능 합니다.

   

    

3. 파일 만들기

   서론 에서 얘기 했듯이 엑세스는 다른 프로그램들과 달리 일단 파일을 생성하고 시작합니다. 내가 데이터를 입력하는 순간 저장이 되기 때문에 저장할 공간인 파일이 있어야 겠지요.

    

   저장할 폴더를 저장하고 만들기를 누릅니다.

   

    

    

   드디어 여러분의 첫 데이터베이스를 만들었습니다.

   

    

   혹시 엑세스로 데이터베이스를 만들어서 드롭박스에 넣고 친구랑 공동 작업하고 회사 사람들이랑 팀워크 해야지 라고 생각하셨다면 절대 안됩니다. 엑세스는 어떤 프로그램 보다 훨씬 안정적이고 확실한 동기화를 지원하지만 동기화 방식자체가 다릅니다. 요즘 포토샵, 라이트룸 등 벌려놓은 것이 많아서 엑세스를 기다리신 분들께 죄송하고 또 감사합니다.