127 엑셀 데이터 선택 요령 총망라

127_엑셀 초급 강좌 – 데이터 관리 요령 (1)

엑셀에서 데이터를 일정한 형식에 맞게 입력하는 것은 셀의 서식을 이쁘게 정의 하는 것 보다 일만 배 중요합니다. 잘 입력된 데이터는 선택하기도 쉽고 정렬 하기도 쉬우며 나중에 확장도 쉽습니다. 이번 포스팅에서는 엑셀에서의 데이터 입력 요령과 데이터 선택 방법을 총 망라하여 되짚어 보는 시간을 갖도록 하겠습니다.

126연습파일.xlsx

1. 1개의 열에 1나의 필드만 갖게 하라

   1개의 열에 한 개의 필드를 가지는 것에 이점은 제가 입이 닳도록 몇 번이고 강조 했고 100번 더 강조해도 지나치지 않습니다. 1개의 열에 1개의 필드를 가지면 수식을 사용 할 때 절대 참조를 할 필요가 거의 없어 집니다. 열 전체를 참조 할 수 있기 때문입니다. 또 데이터가 커져서 수식의 데이터를 새로 지정해 줄 필요가 없어 집니다. 제가 여러 번 포스팅을 진행하면서 예제를 보여 드렸으니 그 중요도는 다들 아시리라 믿어 의심치 않습니다.

    

   이렇게 하나의 시트에 두개의 테이블이 존재 한다면 테이블 밑에 테이블을 두지 말고 항상 옆으로 배치하는 습관을 기릅시다.

   

2. 하나의 테이블안에는 절대 빈 행이나 열이 없게 하고 다른 테이블 사이에는 반드시 빈 열이 하나이상 있게 하라

   하나의 테이블, 즉 정보의 구성 단위 안에는 빈 행이나 빈 열이 없어야 합니다. 때때로 미관상 약간 떨어진 효과를 갖게 한다고 열이나 행을 엄청 축소 후 여러 개의 정보를 띄우면서 쓰는 것을 봤는데 그럴 거면 차라리 워드를 쓰지 엑셀을 쓰지 말라고 하고 싶습니다. 엑셀은 한 정보 떨어진 열이나 행 단위로 구분합니다. 하나의 정보 단위 안에, 즉 표 안에 빈 열과 행이 없다면 표의 전체 데이터 선택은 매우 쉬워 집니다.

    

   표 전체 선택

   컨트롤 + A (All)

   종종 큰 테이블을 선택한다고 쉬프트 누르고 컨트롤 누르고 화살표 누르면서 노가다 하는걸 보는데 그럴 필요 없습니다. 엑셀에서 컨트롤 A는 시트 전체 선택이 아니라 테이블 선택 입니다.

    

   테이블 안 아무 곳에나 커서를 위치 합니다.

   

    

   컨트롤 + A를 누르면 그 표만 선택 됩니다. 이때의 스탑 포인트는 빈 행과 빈 열 입니다.

   

    

    

   만약 하나의 열이 이렇게 튀어 나오면 테이블이 확장 되는 개념입니다. 쉽죠?

   

    

    

   원리는 이렇게 엄청나게 큰 표에도 적용 됩니다.

   

    

    

   그냥 컨트롤 + A 만 누르면 표가 전체 선택 됩니다.

   

    

    

3. 테이블의 첫번째 행에는 머리글 행을 가급적 사용하라

   이 부분은 제가 강조를 하지 않아도 모든 이용자들이 지키고 있는 부분이라고 생각 됩니다. 엑셀에서 데이터 베이스 용 표를 생성 할 때나 정렬 기준을 잡을 때 보통 첫번째 행을 이용을 많이 합니다. 시트의 첫번째 행을 말하는 것이 아니라 표의 첫번째 행을 말하는 것이니 혼동 하시지 마세요. 만약 제목 셀을 만들고 싶다면 테이블과 제목 셀 사이에 보이지 않을 정도의 빈 행을 추가해서 데이터와 구분해 주는 것이 좋습니다.

    

   이런 식으로 구성을 해야 하는 이유는 이제껏 포스팅을 진행 하면서 많이 보셨겠죠? 그렇지만 데이터 저장 목적으로 사용시 저는 이 제목 셀도 사용하지 않습니다. 보고서 형식의 엑셀파일에서만 이런 식으로 제목을 추가 합니다.

   

    

    

4. 데이터 입력 후 컨트롤 엔터를 누르면 커서는 그 자리에 머무르게 됩니다.

   만약 채우기 핸들을 위한 수식을 입력 한다면 수식 입력 후 컨트롤 엔터를 누르면 커서는 그 자리에 머무르고 채우기 핸들을 하기가 쉬워집니다.

    

   데이터 입력 후 컨트롤 엔터를 누르세요.

   

    

   이렇게 커서는 그 셀에 머무릅니다.

   

    

5. 행 선택, 열 선택, 쉬프트 클릭, 컨트롤 클릭

   사실 표만 제가 말한 원칙대로 생성되어 있다면 쉬프트 클릭은 거의 사용할 일이 없습니다. 모든 프로그램에서 쉬프트 클릭은 연속된 데이터 선택, 컨트롤 클릭은 떨어져 있는 데이터나 파일을 하나씩 선택 하는 것 입니다. 행이나 열 선택은 행과 열 선택 시 드래그 해주시면 됩니다. 이때도 역시 쉬프트, 컨트롤 클릭은 적용 됩니다.

    

   열을 연속 선택하려면 이렇게 드래그, 개별 선택은 컨트롤 클릭을 하시면 됩니다.

   

    

    

   행과 같습니다.

   

    

    

   IT 에서 1을 쉬프트 클릭하면 연속된 셀이 모두 선택 됩니다.

   

    

    

   이렇게 컨트롤 클릭을 하면 떨어져 있는 셀을 하나씩 선택 할 수 있습니다.

   

   엑셀에서 데이터를 깨끗하게 데이터 베이스 형식으로 입력하는 것은 정말 중요 합니다. 셀에 서식을 주고 이쁘게 꾸미는 것보다 데이터의 효율성을 높이는데 더 집중 합시다. 데이터가 깔끔하게 입력 되어있다면 데이터의 선택도 쉬워지고 다음 포스팅에 다룰 정렬도 무척 쉬워집니다.