서식파일

서식 혹은 템플릿이라고 하면 보통 자주 쓰는 포멧을 만들어서 (예: 이력서) 열었을때 우리가 필요한 정보만 치면 되도록 하는 파일이라고 이해 하고 있습니다. 정답입니다. 그렇지만 노가다로 워드 일반파일에 서식 파일처럼 미리 내용을 처서 사람들한테 보낼수도 있는데 왜 서식파일이라고 따로 있는 것일까요? 서식 파일을 정확히 이해 해야만 100 % 활용 할수 있습니다

서식 파일의 예 (워드)

전박적으로 가장 일반적인 프로그램인 워드 프로세서 기준으로 설명 드리겠습니다

  1. 서식 파일에는 단순 문서에서 보이는 정보만 아니라 다른 것들도 같이 저장된다

    아직 스타일이나 문서 블럭을 다루진 않았지만 쉽게 이해하면 보통 문서 파일 보다 많은 내용을 담고 있는것이 서식 파일입니다. 오피스 응용 프로그램마다 약간씩 서식 파일에 저장하는 내용이 다를 수 있지만 가장 친숙한 워드로 설명 드리면 모든 문서 파일에 정보는 담고 있으면서 빌딩블럭과 필드 코드(나중에 설명 드리겟습니다) 등을 담고 있는게 서식 파일입니다. 빌딩블럭은 우리가 흔히 자주 사용하는 머릿글, 바닷글, 자동 페이지 번호, 표지등 여러가지 빠른 입력들을 모아놓은 모든걸 통 틀어서 빌딩 블락이라고 합니다.

    빌딩 블럭은 서식(템플릿)파일에 저장되어 같은 정보의 빠른 입력을 돕습니다.

  2. 서식 파일을 특별히 사용하지 않더라도 모든 문서는 서식 파일로 부터 시작한다

    서식 파일을 없으면 문서를 열지도 못합니다. 모든 문서는 열릴때 서식 파일로 부터 정보를 읽어서 이 문서가 어떤 테마를 사용하는지, 스타일을 사용하는지 엑셀의 경우 어떤 셀을 숨기며 어떤 행을 보여주는지 모든것을 결정합니다. 그런데 나는 서식 파일을 만든적이 없는데 그러면 어떻게 파일을 열고 볼수있는 걸까요? 특별한 서식 파일이 없으면 모든 파일은 오피스 프로그램에 저장된 normal.dotx라는 노멀 템플릿을 기준으로 문서를 구성하게 되며 파일 위치는 숨김폴더에 있고 하드코어 유저가 아니시라면 별로 신경 쓰시지 않아도 됩니다.

    워드의 기본 서식 파일

    워드의 경우는 기본템플릿이 저렇게 파일로 존재하고 찾기 쉬운데 파워포인트, 엑셀 엑세스 경우는 기본 템플릿이 기본 세팅에 같이 존재하므로 저렇게 파일로 따로 존재하지는 않으나 그 개념은 모두 같습니다. 모든 파일은 열릴때 서식 파일로 부터 기본 세팅을 불러서 문서를 구성한다 입니다.

  3. 기본 서식 파일

    워드의 dotm은 단순 서식 파일로서의 기능 뿐아니라 워드의 모든 기본테마, 스타일, 그리고 유저 세팅 정보 까지 담고 있습니다. 만약 내가 유저 인터페이스를 바꿨다하면 그것도 normal.dotm에 저장되며 이 세팅은 어떤 다른 서식을 써도 그대로 유지 됩니다. 그래서 normal 템플릿을 global 템플릿이라고 하며 노멀 템플릿에 저장된 내용은 모든 문서에서 사용 할수 있습니다.

    위의 빠른 엑세스, 메인 메뉴 텝구성 까지 모두 normal.dotm에 저장됩니다

  4. 서식 파일은 문서 포멧의 변경을 확실히 막아준다

    우리가 normal.dotx 파일로 문서를 만들고 그 문서에 많은 작업을 하고 저장을 한다고 해도 새로 생성되는 문서는 문서1, 문서2형태인 빈 문서로 생성됩니다. 다시 말해서 우리가 따로 normal.dotx에 저장하지 않으면 문서의 변경사항은 그 문서에 정보를 제공한 서식 파일에 영향을 주지 않습니다. 예를 들어 해마다 일정한 형태의 연간 보고서를 제출한다고 하면 그 서식 파일을 이용하면 파일을 생성할때마다 항상 내용이 초기화 되며 새로운 문서를 만들수 있고 그 구조는 일정합니다.

    워드에서 기본 저공하는 템플릿(서식파일)

    굳이 서식파일을 만들지 않고 그러면 일반 파일에다가 저런 형식을 입력하고 보고서를 제출할때 마다 복사해서 쓰면 되지 않느냐 그렇게도 물을 수도 있겠지만 물론 그럴수도 있습니다. 그렇지만 서식 파일을 쓰면 훨씬 편리하게 같은 형식의 문서를 빨리 만들수 있습니다. 처음 워드 프로세서를 열면 보는 화면이 템플릿(서식파일) 선택 화면 이니깐요. 입력하다가 다시 시작하고 싶으면 그냥 새로 만들기를 클릭해서 템플릿을 선택해지면 그걸로 끝입니다.

    워드의 서식 파일

    내가 만약에 일반 파일로 서식 파일처럼 쓴다면 실수로 저장을 해버린다면 서식파일의 포멧은 변경이 되고 항상 다른 이름으로 저장을 해줘야하는데 실수하기가 쉽습니다. 그런 실수를 하지 않기 위해서는 일반파일을 미리 복사해서 이름 변경후 (같은 이름을 같지 못하므로) 다시 작업을 시작해야 하는데 매우 번거롭습니다. 만약 한가지 포멧을 여러 사람이 같이 쓸경우 일반 파일로 쓰면 한명만 실수를 해도 그 파일 형식이 바뀝니다. 그러나 서식 파일로 여러 사람이 공동 작업을 하는경우 서식파일 자체는 따로 저장을 하지 이상 바뀌지 않으므로 항상 일관된 포멧을 유지 할수 있습니다. 이 블로그를 진행하기 위해 저 같은 경우는 윈도우 7한글판을 가상 머신에 설치 하여서 여러가지 싱크세팅등을 검사합니다. 두대의 컴퓨터에서 테스트 하는 것이지요. 그러려면 포맷을 항상 일정하게 유지 해야하는데 그때 템플릿이 매우 유용합니다.

    영문 윈도우 컴퓨터에서의 템플릿 선택 화면

    이런 식으로 공동 템플릿 폴더를 만들어서 작업하면 몇 명의 사람이 작업을 하던 하나의 파일로 일관되게 작업을 할수있습니다.

    밖에도 서식 파일을 쓰면 좋은 점이 한둘이 아니지만 그건 제가 프로그램별로 설명을 진행하면서 천천히 올리도록 하겠습니다.


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