09 아웃룩 – 검색 폴더 만들기

지난 시간에 아웃룩 검색 결과는 최근 검색에 자동 저장 된다고 했습니다. 그런데 검색을 자주 하면 당연히 검색 결과는 뒤로 밀려서 없어 지겠지요. 이럴 때 내가 자주 하는 검색을 영원히 폴더에 저장할 수 있습니다. 또 검색 상황이 항상 바뀐다고 가정해봅시다. 저 같은 경우는 미국 에서 현재 조교를 하고 있고 학생들이 숙제를 이메일로 내는 경우가 있습니다. 이때 모든 숙제를 검색되게 한다면 양이 매우 많겠지요. 그럴 때는 숙제로 보낸 이메일 중에 내가 읽지 않은 이메일만 검색되도록 저장해 놓으면 학생들이 숙제를 놓칠 걱정을 할 필요가 없고 나의 방대한 메일량을 뒤질 일이 없어 집니다.

일일이 검색 할 필요 없이 검색 과정을 영원히 저장하는 것을 검색 폴더라고 합니다.

 

  1. 검색 폴더의 개념

    검색 폴더는 정확히 말해서 폴더가 아니고 태깅 이라고 생각 하시면 됩니다. 검색 폴더를 만들면 폴더 같이 생긴 공간이 생기지만 나의 모든 이메일은 내 계정에 모두 그대로 있고 내가 검색한 결과만 따로 폴더처럼 만들어서 보여 준다고 생각하시면 됩니다. 이게 왜 중요한가 하면 만약 내가 폴더를 만들어 이메일을 저장한다고 하면 이 폴더 기능을 사용하지 않는 다른 메일 앱에서는 내가 만들 폴더를 읽을 수가 없습니다. 이렇게 단순히 Tagging을 한다면 내 아웃룩 데스크탑에서는 편하게 폴더처럼 사용 할 수 있고 다른 피씨방이나 핸드폰에서는 그냥 내 메일 박스에서 모든 메일을 읽을 수가 있습니다.

     

    지금 보시는 검색 폴더는 폴더가 아니라 Tag 폴더로써 내가 폴더에 이메일을 넣는 것이 아니라 조건을 주면자동으로 여기에 저장 됩니다. 내 기억엔 맥에서는 스마트 폴더라고 불렀고 아웃룩 에선 Search Folder 즉 검색 폴더라고 합니다.

     

  2. 검색 폴더 만들기

    다시 설명하지만 아웃룩은 정말 말도 안되게 강력한 검색 기능을 가지고 있어서 다 소개해 드리는 건 불가능 하고 제가 쓰는 기능 중 한가지만 골라서 소개해 드리겠습니다. 학생들로부터 이메일을 받을 때 숙제에 관련된 이메일은 따로 모아 두고 싶습니다. 그렇지만 학생들이 50명이 넘어가면 숙제 이메일만 해도 넘쳐나고 그 이메일 중 읽지 않은 메일, 또 실제로 숙제를 이메일에 첨부파일로 붙여서 따로 보낸 메일 만을 모아서 검색 하고 싶습니다. 과정을 설명 드립니다.

     

     

    먼저 리본에서 새 검색 폴더를 골라 주세요

     

     

    여기서 단순히 한 단계만 사용할 거면 위의 옵션에서 고르면 됩니다. 전 몇가지 검색 조건을 넣을 거기 때문에 사용자 지정 검색 폴더 만들기를 골라 줍니다.

     

     

    검색 폴더 이름과 내가 검색하고 싶은 계정을 골라 줍니다.

     

     

     

    검색할 단어는 hw입니다. Homework를 아무도 이렇게 다 쓰지 않고 걍 줄여서 hw라고 이메일에는 씁니다. 위치는 제목만 검색할지 아니면 메시지 본문을 다 검색할지 정해 줍니다. 이 경우는 제목 필드만 해도 되지만 일반 적인 경우는 둘다 검색 해야 겠죠?

     

     

    제가 말씀드렸던 두가지 조건, 즉 읽지 않은 메시지 중 첨부 파일이 있는 파일 중 내가 확인 하지 않는 메일만 검색 합니다.

     

     

    검색 폴더가 추가 되었습니다.

     

     

     

  3. 검색 폴더 즐겨 찾기에 추가

    검색 폴더는 해당 계정에 검색 폴더 라는 영역이 따로 만들어 지며 생깁니다. 그러나 정말 자주 가는 검색 폴더라면 여러 즐겨 찾기 목록 처럼 네 아웃룩 프로그램 시작 젤 처음에 배치해 놓으면 편리 합니다. 방법은 간단합니다. 마우스로 드래그 해서 옮겨 놓으시면 됩니다.

     

    마우스 해서 옮기면 이렇게 즐겨 찾기에 추가 됩니다.

     

  4. 검색 폴더의 삭제

    검색 폴더는 다시 말해서 태그 폴더 입니다. 내가 삭제한다고 해도 이메일은 나의 계정에 그대로 남아 있습니다.

     

    마우스 우 클릭을 검색 폴더에 하시고 지우면 됩니다.

     

     

    예라고 선택하면 폴더만 없어지고 이메일은 없어지지 않습니다.

    윈도우 8부터 윈도우 10까지는 윈도우 설치 무료 아웃룩이 설치 되죠? 무료 아웃룩과 아웃룩 2016 기능은 넘사벽 이라고 있습니다. 물론 가끔 이메일만 빨리 확인 하고 싶을 저도 서피스로 무료 버전을 이용할때가 있지만 데스크탑을 사용할 때는 100프로 아웃룩 2016 데스크탑 버전을 이용 합니다.


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